prisma informatik bietet mit Dynamics2SharePoint einen neuen Connector an. Er verknüpfe die Dokumentenverwaltung des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV mit einem SharePoint-Unternehmensportal. Die Anwendung füge…
…zueinander gehörige Daten und Dokumente in einer einheitlichen Ablage zusammen und erleichtere so den Informationsaustausch über Abteilungsgrenzen hinweg.
Mithilfe des Connectors entstehe ein integriertes Dokumentenmanagement-System direkt aus Dynamics NAV heraus. ERP-Belege wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften würden archiviert und strukturiert abgelegt. Sie stünden zentral für die Recherche im SharePoint als PDF-Dokumente bereit. Ein Vorteil der direkten und einheitlichen Dokumentenablage in SharePoint sei, dass auch Anwender darauf zugreifen können, die keinen Zugang zum ERP-System haben. Über das Berechtigungskonzept lasse sich definieren, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten hat. Die Anzeige der Belege erfolge für diese Nutzer über ein Web-Frontend.
Bei der Verknüpfung von Dokumenten aus Dynamics NAV mit SharePoint könne Dynamics2SharePoint auch das Bibliotheken-System des SharePoints weiterhin nutzen. Die Inhalte der Bibliotheken lassen sich den Angaben zufolge jederzeit gefiltert abrufen. Der Anwender habe die Möglichkeit, beispielsweise artikelrelevante Dokumente wie Bilder und Preislisten in eine Artikelbibliothek zu laden. Der Connector erkenne den ERP-Datentyp automatisch und ordnee diesen der jeweiligen Bibliothek zu. Aufwändige Anpassungen im ERP-System, die spätere Updates erschweren, würden durch diese Funktionalität von Dynamics2SharePoint oftmals vermieden, da sich der Connector leicht in die Standard-Funktionalität integrieren lasse.
Dynamics2SharePoint enthalte zwei wesentliche Features: Mit der Büroklammer-Funktion in Dynamics NAV könne der Anwender alle Dokumente, die zu einem Datensatz gehören, direkt in den SharePoint laden und der Connector lasse sich für eine direkte, automatische Belegarchivierung nutzen. Dem Anwender stehe in Bezug auf die abgelegten Dokumente die volle SharePoint-Funktionalität zur Verfügung. So würden etwa die Versions-Verwaltung, die Suchfunktion sowie beliebige Workflows in den Prozessen unterstützt. Auch eine Kopplung mit Archivierungssystemen sei möglich. „Durch die Vielzahl an Daten und Dokumenten in den unterschiedlichen Geschäftsprozessen wird die übliche Ablage auf lokalen Festplatten oder File-Servern immer unübersichtlicher. Viele Unternehmen wünschen sich statt der bekannten Baumstrukturen eine einheitliche Verwendung von strukturierten und unstrukturierten Daten und Dokumenten“, begründet Claudius Malue, Geschäftsführer der prisma informatik GmbH, das Angebot.
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