Dienstleister optimiert Rechnungswesen und Controlling

Der Kalibrierdienstleister Trescal verlor mit der Trennung von der französischen Muttergesellschaft Air Liquide S.A und dem Schritt in die Eigenständigkeit den Zugriff auf das Buchführungssytem des Konzerns und stand vor der Entscheidung entweder eine eigene ERP-Lösung auszuwählen oder Lizenzen des Altsystems zu erwerben. „Da wir das Altsystem als relativ hochpreisig erfahren hatten, insbesondere auch wegen hoher Wartungskosten…

… im laufenden Betrieb, haben wir diese Situation bewusst zum Wechsel des Softwareanbieters genutzt“, erläutert Florian Koch, Leiter Rechnungswesen und Controlling der Trescal GmbH. Berichte wie Monatsbilanzen und Standorterfolgsrechnungen erstellte Trescal bis zum Schritt in die Eigenständigkeit ausschließlich in Excel. "Das Auskunftssystem in der früher verwendeten Konzernlösung war zwar vielfältig aber zu komplex, um sich damit schnell die gewünschten Aufstellungen generieren zu lassen", berichtet Koch.

Altsystem des ehemaligen Mutterkonzerns abgelöst
Das ehemalige Tochterunternehmen der französischen Air Liquide S.A. war bis 2008  an das Buchführungssystem der Muttegesellschaft angeschlossen. Florian Koch evaluierte nach dem Schritt in die Eigenständigkeit auf Basis eines Pflichtenhefts die marktgängigen Alternativen und entschied sich für Lösungen der Nürnberger DATEV eG. „Pluspunkte sammelte die Software insbesondere durch Flexibilität bei den Reportingmöglichkeiten, die Qualität des Zahlenmaterials im Hauptbuch – sichergestellt durch umfangreiche Plausibilitätsprüfungen – und die Zuverlässigkeit der auf dem Hauptbuch aufbauenden Kostenrechnung“, führt Florian Koch unter anderem als Gründe für seine Entscheidung an.

Berichte und Abschlüsse nach IFRS und HGB

Für die notwendigen Reportings und Abschlüsse nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) und nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) sorgen den Angaben zu Folge im DATEV-System eigens erstellte Berichte mit individueller Darstellung und Zuordnung. Zudem bestehe die Möglichkeit Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens direkt im Buchungssatz für HGB und IFRS zu aktivieren und die Abschreibung automatisiert in beide Abschlusszwecke zu steuern.  Abgerundet werde die Lösung durch drei Kostenrechnungssysteme, die jeweils unterschiedliche Reportingstrukturen darstellen: eine Standorterfolgsrechnung, eine Profit/Loss-Rechnung nach IFRS und eine Kreditorenanalyse.

Integration von Lohn- und Finanzbuchführung
Die Integration von Lohn- und Finanzbuchführung habe dem Unternehmen zudem Synergien erschlossen. Insbesondere erleichtere das elektronische Bankbuchen, das zuvor nicht genutzt wurde, die Arbeit. „Natürlich mussten wir gegenüber unserem mächtigeren Vorsystem auch Abstriche machen, doch sind diese vergleichsweise gering“, fasst Florian Koch seine Erfahrungen zusammen. Zu den Funktionen, auf die er verzichten musste, gehöre etwa die automatische interne Belegnummernvergabe des SAP-Systems und für diese Belegnummer ein zweites Belegfeld. Diese Einbußen nimmt das Trescal-Management in Kauf: „Das DATEV-System genügt unseren Anforderungen voll und ganz und insbesondere im Hinblick auf das Preis-Leistungsverhältnis haben wir definitiv die richtige Entscheidung getroffen“, erklärt Trescal-Geschäftsführer Timo Grünewälder.

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